Hoe reageer ik op een definitief visitatierapport?

Met de oplevering van het definitieve visitatierapport kan men de indruk hebben dat het grote werk erop zit en dat de reactie niet zo belangrijk meer is. Niets is minder waar. De reactie is een belangrijk onderdeel van het visitatieproces. Het feit dat uw reactie integraal deel uitmaakt van het gepubliceerde visitatierapport illustreert dit. De reactie is ook van groot belang voor de beslissing van de minister n.a.v. de visitatie. Wees daarom zorgvuldig en bedachtzaam bij het formuleren van uw reactie op het visitatierapport.

Deze tekst is bedoeld als hulpmiddel voor de SHM bij het formuleren van een reactie op het definitief visitatierapport en wil op geen enkele manier afbreuk doen aan de autonomie van de maatschappij.

  • Uw reactie kan handelen over de ervaringen met de visitatie en of deze al dan niet een meerwaarde heeft voor de maatschappij. U kan eventueel suggesties formuleren ter verbetering van de methodiek van de visitaties evenals aanbevelingen voor het Vlaams woonbeleid. De maatschappij beslist volledig vrij welke onderwerpen ze wil behandelen in de reactie.
  • Reageer zeker op de inhoud van het rapport, meer in het bijzonder op de operationele doelstellingen waarvoor de visitatiecommissie uw prestaties als onvoldoende of voor verbetering vatbaar beoordeelt. Probeer voor ogen te houden dat de maatregelen die de SHM neemt of aankondigt te zullen nemen de minister en zij die het gepubliceerde rapport raadplegen, moeten overtuigen dat de SHM uiterlijk binnen 4 jaar minstens goede prestaties zal leveren voor alle operationele doelstellingen.
  • Vermijd dus een vage reactie in de zin van “De SHM zal de gepaste initiatieven nemen om de in het visitatierapport gesignaleerde verbeterpunten aan te pakken”. Probeer een perspectief op verbetering te bieden door bijvoorbeeld inzicht te verstrekken in het (al dan niet per doelstelling) gefaseerd stappenplan, plan van aanpak, verbetertraject, … met tijdsaanduidingen dat u zal volgen om tot betere prestaties te komen. Probeer daarin duidelijke en logische prioriteiten te leggen. En geef ook duidelijkheid over de manier waarop u de verbeteracties zal opvolgen.
  • Uw reactie hoeft niet lang te zijn, als ze maar duidelijk aangeeft hoe de maatschappij met de resultaten van de visitatie aan de slag wil. De lengte hangt af van het aantal te verbeteren operationele doelstellingen maar meestal kan dit op 2 à 4 bladzijden.
  • Structureer uw reactie zodanig, dat de lezer een duidelijk zicht krijgt op welke acties u wanneer zal ondernemen ter verbetering van de prestaties van welke operationele doelstelling.
  • Geef ook expliciet aan op welke manier u zal omgaan met de aanbevelingen die op het einde van het visitatierapport staan opgesomd. De meeste aanbevelingen hebben betrekking op operationele doelstellingen met een score voor verbetering vatbaar. U kan in dat geval uiteraard ook verwijzen naar acties die u elders in uw reactie hebt verwoord. Sommige aanbevelingen slaan ook op operationele doelstellingen die een goede of uitstekende score kregen. Alhoewel niet strikt noodzakelijk, is het toch goed om ook op deze aanbevelingen – zij het kort - te reageren.