Privacyverklaring Wonen-Vlaanderen - Afdeling Woningkwaliteit

1. Inleiding

Het agentschap Wonen-Vlaanderen respecteert uw privacy en al uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stellen.

In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe het agentschap met persoonsgegevens en de verwerking van deze persoonsgegevens omgaat in de afdeling Woningkwaliteit.
De generieke privacyverklaring van het agentschap Wonen-Vlaanderen is terug te vinden op onze website.

2. Algemeen

2.1. Over de afdeling Woningkwaliteit

De afdeling Woningkwaliteit:

  • waakt over de kwaliteit van woningen
  • volgt het beleid op inzake ongeschiktheid en onbewoonbaarheid:
    • verleent adviezen aan burgemeesters rond ongeschikt- en onbewoonbaarverklaring
    • behandelt beroepen in de administratieve procedure tot ongeschiktheid en onbewoonbaarheid
    • beheert de Vlaamse Inventaris van Ongeschiktheid en Onbewoonbaarheid
  • ondersteunt de Vlaamse gemeenten en sociale verhuurkantoren op het vlak van woningkwaliteit
  • voert conformiteitsonderzoeken uit
  • verleent advies over het programma 'Woonprojecten'

Afdeling Woningkwaliteit omvat ook de Vlaamse wooninspectie.

2.2. Verwerkingsverantwoordelijke

Het agentschap Wonen-Vlaanderen is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat onder meer het agentschap beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

Het Vlaams Gewest heeft het Agentschap Wonen-Vlaanderen belast met een aantal taken inzake de uitvoering van het woonbeleid. Binnen dit agentschap is de afdeling Woningkwaliteit verantwoordelijk voor de verwerking, van persoonsgegevens van burgers overeenkomstig de bepalingen van de AVG. Voor deze verwerking wordt onder meer gebruik gemaakt van VLOK, de digitale omgeving waarin het agentschap woningkwaliteitsdossiers behandelt. De basis voor de verwerking van deze gegevens zijn de bepalingen van Titel III van de Vlaamse Wooncode (VWC) betreffende woningkwaliteitsbewaking, artikel 2, §5-§8 VWC en het Besluit van de Vlaamse regering van 16 december 2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Wonen-Vlaanderen.

Samen met de lokale besturen die een afsprakenkader ondertekenden voor het gebruik van VLOK, is Wonen-Vlaanderen verwerkingsverantwoordelijke voor de centrale verzameling van informatie in VLOK.

Hierdoor kan de opvolging sneller en efficiënter gebeuren en kan de Vlaamse Inventaris van Ongeschiktheid en Onbewoonbaarheid (VIVOO) digitaal uitgewisseld worden.

De afdeling Woningkwaliteit is ook verwerkingsverantwoordelijke in het kader van het actieplan brandveiligheid en het toesturen van een gratis pakket met twee rookmelders en een CO-detector aan personen die in de periode 1/3/2019- 28/2/2020, een RENO, VAP, Vlaamse Verzekering Gewaarborgd Wonen, Vlaamse Woonlening (VMSW) of een Bijzondere Sociale Lening van het Vlaams woningfonds krijgen.

Wonen-Vlaanderen bezorgt aan de verwerker, NV Ansul, een lijst van persoonsnamen en adresgegevens ten einde een gratis pakket te kunnen bezorgen. Met Ansul is een verwerkersovereenkomst afgesloten die ons ervan vergewist dat de gegevens op een veilige manier verwerkt worden.

3. Hoe verwerken wij uw gegevens?

Het agentschap Wonen-Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Daaronder vallen bijvoorbeeld ook alle gegevens die verwerkt worden in VLOK en in papieren dossiers. De verwerking beperkt zich tot die gegevens die relevant en noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de toevertrouwde decretale en andere taken.

4. Categorieën van gegevens?

Wij verwerken -afhankelijk van de procedure- volgende categorieën van gegevens in VLOK:

  • Identificatie van de betrokkene:
    • rijksregisternummer van de betrokkene (bewoners, houders zakelijk recht, verdachten, gedagvaarden, veroordeelden, erfgenamen)
    • domicilie-, feitelijk en of contactadres
  • Metagegevens over de personen:
    • adres van het onroerend goed waarvoor een procedure is opgestart
    • de hoedanigheid, zoals volle eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder, erfpachthouder, verhuurder, syndicus, naakte eigenaar, bewoner, verdachte, veroordeelde, gedagvaarde, erfgenaam)
  • Wettelijk aangestelden en vertegenwoordigers zoals:
    • familielid, voogd, curator, bewindvoerder, zaakvoerder, advocaat, vertrouwenspersoon
  • Gegevens over de personen namens de overheid, zoals:
    • de burgemeester, gewestelijk ambtenaar, controleur, gemeentelijke of gewestelijke dossierbehandelaar, de wooninspecteur, de verbalisant woningkwaliteit, de wijkagent en andere bijstandsverlenende instanties

5. Grondslag van de verwerking

51. VLOK (Vlaams Loket Woningkwaliteit)

De rechtsgrond voor VLOK:
Uitvoering van de bepalingen van Titel III en artikel 2, §5-§8 van de Vlaamse Wooncode en de Beraadslaging VTC nr. 09/2016 van 2 maart 2016 nl. de machtiging van het Agentschap Wonen-Vlaanderen als beheerder van het Vlaams Loket Woningkwaliteit (VLOK).

6. Maatregelen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

6.1. Bewaartermijn persoonsgegevens en dataminimalisatie

Het agentschap Wonen-Vlaanderen mag uw persoonsgegevens (e-mailadres) niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG):

  • De technische verslagen en adviezen over woningcontroles, ongeschiktheid, onbewoonbaarheid en overbewoning van woningen en kamers worden 10 jaar na de definitieve schrapping uit de gewestelijke inventaris bewaard. Indien de verslagen opgesteld werden in het kader van de strafrechtelijke procedure, geldt de hieronder vermelde termijn.
  • Dezelfde termijn van 10 jaar voor documenten die geen aanleiding geven tot het aanleggen van een dossier.
  • Beroepsdossiers tegen het stilzitten en de beslissingen van de burgemeester met betrekking tot ongeschikten/ of onbewoonbaarverklaringen van woningen en kamers worden 15 jaar bewaard na de beslissing van de minister.
  • Gegevens verwerkt in het kader van de strafrechtelijke procedure worden gedurende een termijn van 30 jaar vanaf de verwerking van de gegevens bewaard. Als er op het moment van het verstrijken van deze termijn nog een niet-uitgevoerde veroordeling bestaat die nog niet verjaard is, wordt de termijn van 30 jaar voor de relevante gegevens verlengd tot op het moment van uitvoering en afsluiting van het dossier.

6.2. Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht het agentschap Wonen-Vlaanderen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.  Het agentschap zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo worden de (persoons)gegevens indien nodig tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Het agentschap  draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens volgens de geldende stand der techniek door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd.

Daarnaast is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot daartoe bevoegde medewerkers van het agentschap en van de lokale besturen die het afsprakenkader ondertekenden. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot deze persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

6.3. Verstrekking aan derden

De gegevens die de afdeling Woningkwaliteit verwerkt , kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dit gaat steeds over niet identificeerbare gegevens.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden: 

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem)
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …)

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

7. Uw privacyrechten

U heeft onder meer recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Een verzoek om een afschrift kunt u sturen aan: 

Het Agentschap Wonen-Vlaanderen
T.a.v. de Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40A
1000 Brussel
Telefoon: 02 553 17 52
E-mail: privacy.wonen@vlaanderen.be

Zie ook onze algemene Privacyverklaring voor meer informatie over uw privacyrechten en hoe u ons kunt contacteren. Het agentschap Wonen-Vlaanderen behandelt uw verzoek onverwijld en in ieder geval binnen 1 maand.

In een aantal gevallen zijn uw rechten als betrokkene beperkt en heeft u geen recht op inzage, verwijdering of rectificatie zoals hierboven beschreven:

  • Artikel 2, § 8 van de Vlaamse Wooncode bepaalt dat de ambtenaren, vermeld in artikel 20, § 2 van dit decreet, kunnen beslissen de artikelen 12 tot 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet toe te passen bij verwerking van persoonsgegevens in het kader van een onderzoek dat betrekking heeft op welbepaalde natuurlijke personen
  • Art ikel 14 van de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens 30 juli 2018

8. Privacyverklaring

Deze specifieke privacyverklaring geldt voor de afdeling Woningkwaliteit binnen het agentschap Wonen-Vlaanderen. De onder het agentschap Wonen-Vlaanderen ressorterende diensten en afdelingen kunnen aanvullende privacyverklaringen hebben. Voor specifieke informatie verwijst het agentschap naar het onderdeel waarmee u te maken heeft.