Wat moet er gerapporteerd worden?

De manier waarop de toezichthouder op de hoogte wordt gebracht van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren staat in artikel 4.239 Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.
 

De woonactoren krijgen via de website sjablonen waarmee ze de gegevens op een systematische wijze aan de afdeling Toezicht kunnen bezorgen. Het bijhouden van deze gegevens met die sjablonen kan ook een nuttig instrument zijn voor het management en de beheersorganen van de woonactoren. De vermelde werkwijze wordt het best nauwgezet gevolgd.  

 

Wij benadrukken nogmaals het belang van een volledige en duidelijke notulering.  Hieromtrent werden reeds rondzendbrieven verstuurd, meer bepaald m.b.t. de beslissingen betreffende de toewijzingen PDF icon 1 - duidelijke en volledige notulering - rwo.pdf en i.v.m. de verwervingen van onroerende goederen PDF icon 4 - motivering bestuursbeslissingen verwervingen onroerende goederen.pdf

Agenda’s en notulen

De agenda’s en notulen zijn aan de toezichthouder te bezorgen binnen vastgelegde termijnen, via het tabblad "Bestuursvergaderingen" op onze Portaalsite

Algemene en buitengewone algemene vergadering:  

  • de agenda en de datum uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering;

  • de notulen van de beraadslaging (inclusief aanwezigheidslijst) binnen 5 kalenderdagen na iedere vergadering.

    Beheersorganen:  

  • jaarlijks de vergaderfrequentie;

  • de agenda uiterlijk 3 kalenderdagen voor de vergadering;

  • notulen van beheersorganen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde termijn.  

 

Agenda's

  • Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda.

Beslissingen

De bestuursbeslissingen van de sociale huisvestingsmaatschappijen zijn aan de toezichthouder te bezorgen (op basis van art. 4.239, §1 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021). Dit zijn alle beslissingen over de verrichtingen krachtens boek 4, 5 en 6 van de Vlaamse Codex Wonen, zoals opgenomen in artikel 4.79 Vlaamse Codex Wonen en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.  

Als de notulen binnen vijf kalenderdagen na de beslissing  klaar zijn, dan kunt u ze digitaal, binnen de voormelde termijn, aan de toezichthouder bezorgen. Als dit niet mogelijk is, dan bezorgt u binnen de vijf kalenderdagen na de beslissing een overzicht van de genomen beslissingen aan de toezichthouder.

  • Wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.

    Voor het opmaken van deze lijsten kan dit sjabloon gebruikt worden: Microsoft Office document icon beknopte omschrijving van beslissingen.doc 

 

Periodieke rapportering

  • Op basis van art. 4.239, §2 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 kan de toezichthouder op uitdrukkelijk verzoek een rapportering opvragen. Artikel 4.239, §3 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 geeft ook een opsomming van documenten die systematisch aan de toezichthouder te bezorgen zijn.

    Voor de organisatie van het “post factum” toezicht en in uitvoering van de beide voornoemde bepalingen zijn ook binnen vaste termijnen gegevens te bezorgen over: 

            a. Onroerende transacties

    Conform de afspraken tussen de VMSW en Toezicht, en de richtlijnen (o.a. telex 2014/024) worden de onroerende transacties binnen de maand na de akte van verwerving of overdracht gerapporteerd aan de VMSW.   De VMSW bezorgt de informatie aan Toezicht.     

             b. Overheidsopdrachten

    Alle gunningsbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van 30.000 euro overschrijden worden 3-maandelijks gerapporteerd via het tabblad 'Overheidsopdrachten' op onze Portaalsite.

          c. Sociale verhuring

  • Alle XML-bestanden van de huurders zijn jaarlijks te bezorgen tegelijk met hun versturing naar de VMSW.  

            d. Beheer

  • de benoeming of de ambtsbeëindiging van bestuurders, evenals de verkiezing of het ontslag van de (onder)voorzitter worden gerapporteerd binnen acht kalenderdagen na de beslissing;

  • jaarlijks, ten laatste een maand na de algemene vergadering, het jaarverslag. De SHM's kunnen er voor opteren dit document niet meer digitaal toe te sturen. Het document moet dan wel te raadplegen zijn op de website van de betrokken SHM. In dit geval brengt de SHM de afdeling Toezicht hiervan op de hoogte. Om de afdeling Toezicht toe te laten het jaarverslag op efficiënte wijze op te slaan in hun databank houden SHM’s rekening met volgende richtlijnen:

    • de SHM's die een jaarverslag toesturen moeten de digitale en niet de papieren versie bezorgen;

    • sommige SHM's sturen meerdere versies van het jaarverslag toe - bv. zowel voor als na de algemene vergadering - en/of in verschillende documenten.  Daarom vraagt Toezicht de SHM's het jaarverslag enkel te bezorgen nadat het werd goedgekeurd door de algemene vergadering en dit in één document;   

  • een nieuw intern reglement en nieuwe interne controleprocedures, alsook wijzigingen, binnen acht kalenderdagen na de beslissing;

  • jaarlijks, een maand voor de algemene vergadering wordt het aantal aandelen gerapporteerd dat elke vennoot bezit, de inschrijvingen op nieuwe aandelen en de terugbetalingen. Hiervoor kunt u dit Excelformulier gebruiken:  Office spreadsheet icon rapportering beheer bijlage 4 shm.xls 

    Praktisch

    Tenzij anders bepaald vraagt Toezicht om de jaarlijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van januari te bezorgen, de driemaandelijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van elk nieuw kwartaal. De termijn voor de XML-bestanden wordt bepaald door de VMSW.

    De gegevens zijn te bezorgen via het tabblad 'Bestandsuitwisseling' op onze Portaalsite.