Wat moet er gerapporteerd worden?

De manier waarop de toezichthouder op de hoogte wordt gebracht van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren staat in artikel 4.239 BVR tot uitvoering van Vlaamse Codex Wonen van 2021.
 

De woonactoren krijgen via de website sjablonen waarmee ze de gegevens op een systematische wijze aan de afdeling Toezicht kunnen bezorgen. Het bijhouden van deze gegevens met die sjablonen kan ook een nuttig instrument zijn voor het management en de beheersorganen van de woonactoren. De vermelde werkwijze wordt het best nauwgezet gevolgd.  

 

Wij benadrukken nogmaals het belang van een volledige en duidelijke notulering.  Hieromtrent werd reeds een rondzendbrief verstuurd, meer bepaald m.b.t. de beslissingen betreffende de toewijzingen PDF icon 1 - duidelijke en volledige notulering - rwo.pdf .

Agenda’s en notulen

De agenda’s en notulen zijn aan de toezichthouder te bezorgen binnen vastgelegde termijnen.

  • de agenda uiterlijk 3 kalenderdagen voor de vergadering;

  • notulen van beheersorganen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde termijn.  

 

Agenda's

  • Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda

Beslissingen

  • De bestuursbeslissingen van de lokale besturen zijn aan de toezichthouder te bezorgen (op basis van art. 4.239, §1 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021). Dit zijn alle beslissingen over de verrichtingen krachtens boek 4, 5 en 6 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, zoals opgenomen in artikel 4.79 Vlaamse Codex Wonen van 2021 en het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.

Als de notulen binnen vijf kalenderdagen na de beslissing  klaar zijn, dan kunt u ze digitaal, binnen de voormelde termijn, aan de toezichthouder bezorgen. Als dit niet mogelijk is, dan bezorgt u binnen de vijf kalenderdagen na de beslissing een overzicht van de genomen beslissingen aan de toezichthouder.

  • wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.

    Voor het opmaken van deze lijsten kan dit sjabloon gebruikt worden: Microsoft Office document icon beknopte omschrijving van beslissingen.doc

    Periodieke rapportering

    Op basis van art. 4.239, §2 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 kan de toezichthouder op uitdrukkelijk verzoek een rapportering opvragen. Artikel 4.239, §3 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 geeft ook een opsomming van documenten die systematisch aan de toezichthouder te bezorgen zijn.
     

Praktisch

  • Tenzij anders bepaald vraagt Toezicht om de jaarlijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van januari te bezorgen, de driemaandelijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van elk nieuw kwartaal. De termijn voor de XML-bestanden wordt bepaald door de VMSW.

    De gegevens zijn te verzenden naar: toezicht.wonen@vlaanderen.be