Privacyverklaring Wonen-Vlaanderen

1. Inleiding

Het agentschap Wonen-Vlaanderen respecteert uw privacy en al uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stelt.  

In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe het agentschap met dergelijke gegevens omgaat. Het beschikt daarbij over een uitgewerkt informatieveiligheidsbeleid en informatiebeveiliging en een conform de toepasselijke wetgeving uitgewerkt privacybeschermingsbeleid. Het beleid ter zake wordt mee ondersteund door een daartoe speciaal aangestelde informatieveiligheidsconsulent en een Functionaris Gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO).  

De privacyverklaring is opgedeeld in een algemeen deel, inclusief een deel dat betrekking heeft op de verschillende websites van het agentschap en specifieke delen voor de informatie verwerkende systemen (software, databanken, …) en processen binnen het agentschap, inclusief over de nieuwsbrieven die beheerd worden door of gemaakt worden in opdracht van het agentschap en de “cookies” (cookieverklaring). 

Het Agentschap Wonen-Vlaanderen heeft de volgende specifieke privacyverklaringen:

  • Privacyverklaring nieuwsbrieven;
  • Cookieverklaring;
  • Privacyverklaring t.a.v. verstrekking van tegemoetkomingen.

 

2. Algemeen

2.1. Over het agentschap Wonen-Vlaanderen

Het agentschap Wonen-Vlaanderen is een officieel overheidsorgaan van de Vlaamse overheid dat als doel heeft om samen met haar partners kwaliteitsvol, woonzeker en betaalbaar wonen te bevorderen als grondrecht voor alle inwoners van Vlaanderen in het bijzonder voor de meest kwetsbaren. 

Het agentschap wil een modern en klantgericht agentschap zijn. Vanuit onze flexibele organisatie bouwen we mee aan een duurzame en goed werkende woningmarkt. We spelen als lerende organisatie proactief in op nieuwe evoluties binnen de samenleving. Gemeenten en woonactoren zijn onze bevoorrechte partners en we faciliteren hen in hun woonbeleid. We zijn een draaischijf en autoriteit voor onze belanghebbenden, zijn de expert in beleidsontwikkeling en zijn één geoliede organisatie met geïntegreerde dienstverlening aan de burgers, heldere structuur en gedragen doelstellingen. 

Het agentschap is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. Het agentschap verwerkt alleen persoonsgegevens en laat alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die haar zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Het agentschap verwerkt de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als deze nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Identificatie van het Agentschap Wonen-Vlaanderen
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40A
1000 Brussel
Telefoon: 02 553 17 52
​              1700
E-mail: wonen@vlaanderen.be
Officiële website van het Agentschap Wonen- Vlaanderen: www.wonenvlaanderen.be
KBO-nummer: 0316 380 841

2.2. De websites van Wonen-Vlaanderen

Dit onderdeel beschrijft de gegevensverwerkingen binnen de websites van Wonen-Vlaanderen:

2.3. De rol van het agentschap Wonen-Vlaanderen in de verwerking van (persoons)gegevens

Het Agentschap verwerkt gegevens van haar doelgroepen en contactpersonen (burgers, medewerkers van andere overheden/gemeenten/organisaties/ondernemingen, adviesbureaus, experten, …) en is voor die gegevensverwerkingen een Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In een aantal gevallen zullen daartoe aangestelde verwerkers, waarmee in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wettelijke en reglementaire verplichtingen een ter zake voldoend contract en/of verwerkingsovereenkomst is afgesloten, met de informatiesystemen of met door deze informatiesystemen verwerkte data op hun beurt persoonsgegevens gaan verwerken van betrokkenen.

Tevens kan het Agentschap zelf optreden als co-verwerkingsverantwoordelijke of als de verwerker van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent dat het Agentschap in opdracht en op instructie van andere overheden of daartoe bevoegde organen persoonsgegevens verwerkt. Deze andere overheden of organen treden in dat geval op als verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevensverwerkingen, in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zij hanteren daarbij een eigen privacy-beleid waar het Agentschap Wonen-Vlaanderen niet verantwoordelijk voor is.

 

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Het Agentschap Wonen-Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van u als burger of als medewerker van een overheid/bestuur, gemeente, organisatie of onderneming. In die hoedanigheid worden uw gegevens verwerkt als betrokkene en/of krijgt u toegang tot één of meerdere informatieverwerkende systemen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft in Artikel 4 volgende definitie van het begrip ‘verwerking’: “een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”.

3.1. Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens

Het Agentschap Wonen-Vlaanderen kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

  • Rechtstreeks bij u via een papieren of digitaal formulier of via documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.  
  • Via machtigingen om bij andere overheidsdiensten persoonsgegevens op te vragen. Het agentschap leeft daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau zijn vastgelegd.

3.2. Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens

Om haar wettelijke verplichtingen en beleidsmatig toegewezen taken als overheidsinstelling na te komen en om bepaalde administratieve handelingen te kunnen verrichten (financiële administratie en facturatie, rechtenbeheer, beheer gebruikersovereenkomst, boeteheffing, uitkeren van een premie en andere tegemoetkomingen, verlenen van een vergunning, verrichten van wooninspecties en andere onderzoeken omtrent de woningkwaliteit, enz…), alsmede om u desgewenst op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen aangaande één of meerdere thema’s waarvoor het agentschap verantwoordelijkheden draagt, heeft het agentschap een aantal gegevens van u nodig.  

In dit kader verwerkt het agentschap, naargelang de aard van de relatie met u als burger, of medewerker van een overheid/bestuur, gemeente, organisatie of onderneming en naargelang de noodzakelijke verwerking van (persoons)gegevens mogelijks de volgende gegevens:  

  • Aanhef/aanspreking
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Familienaam
  • Rijksregisternummer
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Leeftijd of geboortejaar
  • Nationaliteit
  • Adres(sen)
  • E-mailadres(sen)
  • Telefoon/gsm/fax
  • Beroepsgegevens, diploma's, certificeringen
  • Strafrechtelijke en justitiële gegevens

Tijdens het gebruik van de informatieverwerkende systemen door medewerkers of door uzelf (bijvoorbeeld bij ingave in of consultatie van een via web-toegang beschikbaar gestelde applicatie) worden door het agentschap en/of de door haar aangewezen verwerkers ook bepaalde gegevens verzameld. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit van de verzamelde data van het agentschap. Deze gegevens kunnen door het agentschap of een door haar aangewezen verwerker/dienstverlener onder strikte voorwaarden gebruikt worden als er bijvoorbeeld klachten zijn over de verbinding of het niet naar behoren functioneren van een software/web-toepassing. Afhankelijk van de activiteit die u daarbij als betrokkene verricht, verwerkt het agentschap in dit kader mogelijkerwijs de volgende gegevens:

  • IP-adres
  • gebruikersnaam (login) of identificatienummer
  • e-ID identificatie- en authenticatiegegevens
  • tijdstip van handelingen in de software
  • registratie van de handelingen in de software (“logging”)

 

4. Maatregelen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

4.1. Register van gegevensverwerkingen (art. 30) 

Er wordt, in overeenstemming met de vereisten van de AVG, een register van gegevensverwerkingen opgesteld. Dit wordt geactualiseerd indien zich wijzigingen aandienen. Een dergelijk register (inventaris) voor de verwerking van persoonsgegevens is verplicht en kan worden opgevraagd door de bevoegde toezichthoudende autoriteiten de Gegevensbeschermingsautoriteit, beter gekend als de GBA en/of de Vlaamse Toezicht Commissie (VTC).

Bij de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens bevat het register de volgende informatie:

  • de naam en contactgegevens van verantwoordelijke (of diens vertegenwoordiger, wanneer de verantwoordelijke buiten de Europese Unie is gevestigd), en van de functionaris voor gegevensbescherming of FG - de Data Protection Officer (DPO);
  • de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt;
  • de categorieën gegevens (bijvoorbeeld Rijksregistergegevens, contactgegevens, betaalgegevens …);
  • de categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld: klanten, websitebezoekers, werknemers …);
  • de categorieën ontvangers (aan wie worden de gegevens verstrekt?);
  • informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Unie;
  • de bewaartermijnen en gebeurlijk termijnen voor vernietiging van de gegevens;
  • de manieren waarop gegevens zijn beveiligd (bijvoorbeeld: encryptie, logische toegangscontrole, pseudonimisering, anonimisering in geval van bepaalde verdere verwerkingen, …).

Bij de verwerker is het register georganiseerd per verantwoordelijke. Verwerkers registreren per verantwoordelijke voor wie zij werken:

  • de naam en contactgegevens van de verwerker en de verantwoordelijke (of hun vertegenwoordigers) en (indien voorzien) de functionaris voor gegevensbescherming;
  • de categorieën verwerkingen (dit komt overeen met de doeleinden uit het register van de verantwoordelijke);
  • informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Unie;
  • de manieren waarop gegevens zijn beveiligd.

Het agentschap spant zich te allen tijde in om de verwerkingsactiviteiten van de processen binnen haar afdelingen en diensten zo helder mogelijk in kaart te brengen en deze inventarisatie (verwerkt in het register van verwerkingsactiviteiten) wordt op permanente basis geoptimaliseerd en geactualiseerd indien noodzakelijk. 

4.2. Bewaartermijn en dataminimalisatie

Het Agentschap Wonen-Vlaanderen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Het agentschap verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de dienstverlening die zij geacht wordt te leveren en wenst deze niet langer bij te houden dan wettelijk verplicht, noodzakelijk of aanvaardbaar. Volgens de algemene regel mag het agentschap uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. Het agentschap bewaart uw gegevens dus zolang u gebruik maakt van de diensten. Nadien worden uw gegevens bewaard gedurende de termijn waarbinnen het agentschap zich moet kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd conform de bepalingen van het Vlaams Archiefdecreet, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.  

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens

4.3. Beveiliging van de gegevens

Het agentschap heeft passende, technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo heeft het agentschap de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Wonen-Vlaanderen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 
  • Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen; 
  • Het pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
  • Het maken van back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
  • Het testen en regelmatig evalueren van de maatregelen; 
  • Het informeren van de medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

4.4. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan het agentschap geeft, kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maakt het agentschap gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie de volgende taken zijn uitbesteed:  

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met elk van deze partijen (verwerkers) werd een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen de door u verstrekte gegevens niet aan derden worden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of hier een gerechtvaardigd belang voor bestaat.
Indien er bepaalde persoonsgegevens worden overgemaakt aan of verkregen zijn van andere entiteiten, overheden of derde partijen, dan gebeurt dit onder de daarvoor bekomen machtigingen of afgesloten protocollen.  

Het agentschap geeft uw gegevens in beginsel niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).  

In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer er gebruik wordt gemaakt van een cloudservice provider, kan het zijn dat uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties worden doorgegeven. In dat geval neemt het agentschap alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving. 

Dit kan een adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie zijn. De cloudserviceprovider kan opgenomen zijn op de lijst van Amerikaanse ondernemingen die zich hebben aangesloten bij Privacy Shield. Het agentschap kan een overeenkomst (modelcontractbepaling) gesloten hebben met die provider. Het is ook mogelijk dat een van de afwijkingen uit artikel 49, lid 1, van de AVG van toepassing is. 

Om te weten welke acties het agentschap daarvoor onderneemt, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (dpo.wonen@vlaanderen.be). 

4.5. Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen voor het verwerken van bepaalde gegevens

Het agentschap Wonen-Vlaanderen heeft voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens en/of gegevensoverdracht machtiging bekomen van Sectorale comités binnen de schoot van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De lijst met toelichting en referentie naar het machtigingsbesluit in kwestie wordt beschikbaar gesteld op de website van het agentschap Wonen-Vlaanderen (https://www.wonenvlaanderen.be/overzicht-machtigingen).  

Met de inwerkingtreding van de AVG zijn de machtigingen opgeheven. De machtigingen worden daarbij vervangen door protocollen. Bestaande machtigingen blijven wel rechtsgeldig.  

Het agentschap Wonen-Vlaanderen sluit, waar nodig, de nodige protocollen af en stelt deze eveneens ter beschikking op haar website (https://www.wonenvlaanderen.be/overzicht-machtigingen). 

4.6. Persoonsgegevens van kinderen

In principe gebeurt er geen systematische verwerking van persoonsgegevens van kinderen onder de door de AVG en de Belgische wetgever bepaalde leeftijdsgrens.

4.7. Beeldmateriaal

Voor opname en gebruik (publicatie) van beeldmateriaal zoals foto of film, wordt gevraagd om akkoord (toestemming) als de geportretteerden duidelijk individueel herkenbaar zijn.

 

5. Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.  

U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.  

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.  

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, met uitzondering van de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.   

U kunt de persoonsgegevens die u aan het agentschap heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.  

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig. 

Onderaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten op het gebied van privacybescherming.  

  • bij de Gegevensbeschermingsautoriteit,
    Gegevensbeschermingsautoriteit
    Drukpersstraat 35
    1000 Brussel 
  • bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC)
    De Vlaamse Toezichtcommissie behandelt alleen de klachten die ingediend worden met het klachtenformulier.
    https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure

 

6. Toepassing van deze privacyverklaring

Deze versie van de Privacyverklaring van Wonen-Vlaanderen is van toepassing vanaf 25 mei 2018.

Als de doelstellingen wijzigen waarvoor de verwerking van persoonsgegevens gebeurt, zal het agentschap Wonen-Vlaanderen dat publiek maken via nieuwsbrieven, de website www.wonenvlaanderen.be en andere mediakanalen waarvan het agentschap gebruik maak

 

7. Wijziging privacyverklering

Het agentschap Wonen-Vlaanderen behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. Er zal van wijzigingen aan de privacyverklaring transparant melding gemaakt worden op de hoofdwebsite van het agentschap Wonen-Vlaanderen (www.wonenvlaanderen.be) alsook op de papieren versie die op eenvoudige aanvraag verkrijgbaar is bij de Dienst Communicatie van het agentschap Wonen-Vlaanderen en via de Functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) van het agentschap Wonen-Vlaanderen.

De laatste wijziging gebeurde op 01/07/2019.

Bij vragen over de privacyverklaring of voor het uitoefenen van uw rechten, kunt u terecht bij de Functionaris voor gegevensbescherming van het agentschap Wonen-Vlaanderen (DPO):

Agentschap Wonen-Vlaanderen
t.a.v. Data Protection Officer (DPO)
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40A
1000 Brussel
Telefoon: 02 553 17 52
              1700
E-mail: dpo.wonen.@vlaanderen.be