Wonen Vlaanderen

Op vraag van de minister heeft de Visitatieraad als onafhankelijk orgaan, onder leiding van de voorzitter, de planning voor de eerste visitatieronde (2012-2016) opgesteld en bekend gemaakt. De Visitatieraad zocht een evenwichtige mix tussen kleine en grote maatschappijen, huur en koop, groot en minder groot. Daarbij is ook aandacht voor de geografische spreiding en het landelijk, semi-landelijk of het stedelijk karakter van de maatschappijen. 

De planning van de 2de visitatieronde gebeurde op basis van volgende principes:

• de tweede visitatie volgt in principe 6 jaar na de eerste visitatie;
• de tweede visitatie vindt plaats na 3, 4 of 5 jaar na de eerste visitatie wanneer de SHM verplicht werd een verbeterplan op te maken of wanneer het verbeterpotentieel aanzienlijk groter was dan bij andere SHM's;
• de visitatie van SHM's die aangegeven hebben betrokken te zijn bij een splitsing of fusie is ingepland in onderling overleg ofwel voorlopig nog niet ingepland;
• er werd maximaal rekening gehouden met eventuele opmerkingen of vragen van SHM's over het visitatiemoment dat hen op basis van bovenstaande principes werd voorgesteld.

Hier kan u de visitatieplanning raadplegen.

Visitaties hebben, onder andere, tot doel om maatschappijen te ondersteunen bij de doorlopende verbetering van hun werking. Een visitatierapport met aanbevelingen kan dienen als basis voor een nieuw beleidsplan, de verbeteragenda voor een nieuwe directeur of nieuw aangetreden raad van bestuur. Om dit te faciliteren, heeft de Visitatieraad het moment de eerste visitatie zoveel mogelijk afgestemd op de wensen van huisvestingsmaatschappijen. Het moment van de tweede visitatie vloeit voort uit het moment van de eerste visitatie maar SHM's werden opnieuw nauw betrokken bij de planning.

SHM’s kunnen in principe niet zelf kiezen wanneer zij worden gevisiteerd, maar zij kunnen wel een voorkeur doorgeven. Uiteindelijk beslist de minister over de planning.

De concrete data waarop de visitatie plaatsvindt wordt steeds in overleg tussen de voorzitter van de visitatiecommissie en de SHM gekozen.

Zie ook: Hoe ziet de planning van de visitaties eruit?

• U kan zich als SHM het beste voorbereiden op de visitatie door het Draaiboek Prestatiebeoordeling SHM's (vanaf 2017)grondig door te nemen. In het Draaiboek Prestatiebeoordeling staat precies vermeld op welke manier de prestatiebeoordeling zal gebeuren.
• De prestatiedatabank is voor elke SHM op elk moment toegankelijk. U kan dus op elk moment de output van de prestatiedatabank voor uw SHM raadplegen en interpreteren. Naast het Draaiboek Prestatiebeoordeling neemt u best ook het " Glossarium Prestatiedatabank 2.0 (23 05 2017)" bij de hand, omdat daar de bron van elke indicator wordt weergegeven, alsook de manier om eventuele correcties op de data te kunnen doorvoeren. 
• Voor de praktische kant van een visitatie zal de visitatiecommissievoorzitter minstens 3 maand voorafgaand aan de visitatie contact opnemen met de directeur van de SHM. In onderling overleg worden visitatiedata vastgesteld. Vertrekkende van een lijst van woonactoren die in het werkgebied van de SHM actief zijn, maar ook op basis van eventuele aanvullingen die de SHM signaleert, selecteert de Visitatiecommissie diegenen met wie ze graag wil praten over de prestaties van de SHM.

• Hier geldt hetzelfde principe als bij de visitatieplanning. De SHM kan haar voorkeur uitspreken over de gewenste samenstelling van de visitatiecommissie. Het kan zijn dat de SHM met specifieke vragen zit die tijdens de visitatie aan bod kunnen komen. Bijvoorbeeld: de SHM weet dat haar interne controle verbetering behoeft en wil een visitatiecommissie waarin veel kennis en ervaring op het gebied van interne controle aanwezig is. Hier vindt u een overzicht van alle visitatoren en hun achtergrond.
• De SHM mag, mits goed gemotiveerd, een voorkeur uitspreken over de gewenste samenstelling van de commissie. De visitatiecommissie moet altijd een onafhankelijk oordeel kunnen vormen over de prestaties en de werking van de SHM en het is uiteindelijk de voorzitter van de Visitatieraad die beslist over de samenstelling van de commissie.
• Indien een SHM twijfelt aan de onafhankelijkheid van een lid van de visitatiecommissie, kan de SHM dit melden aan de visitatiecommissievoorzitter. Dit moet natuurlijk goed onderbouwd worden. Indien de opmerkingen betrekking hebben op de voorzitter zelf, moet de SHM contact opnemen met de voorzitter van de Visitatieraad.

• Nee, voor een SHM is de visitatie kosteloos. De Vlaamse overheid neemt de directe kosten van de visitatie volledig op zich, inclusief de kosten van de prestatiedatabank.
• De precieze vergoedingen voor de visitatoren zijn bepaald in het ministerieel besluit van 3 januari 2012 houdende vaststelling van de vergoeding van de visitatoren die de prestaties van de sociale huisvestingsmaatschappijen beoordelen. Alle vergoedingen zijn bruto en worden enkel aan natuurlijke personen betaald, wat wil zeggen dat ze nog onderhevig zijn aan de personenbelasting. Naast de vergoedingen die voorzien voor de visitatie zelf, krijgt de voorzitter van de Visitatieraad een bijkomende forfaitaire vergoeding van 4.375 euro per kwartaal of 17.500 euro per jaar. Als de voorzitter van de Visitatieraad optreedt als voorzitter van een visitatiecommissie dekt de forfaitaire vergoeding eveneens de aanvullende vergoedingen van de voorzitter van de visitatiecommissie. Voor activiteiten die noodzakelijk zijn voor de goede werking en de realisatie van de doelstellingen van de Visitatieraad is een vergoeding voorzien van 800 euro per volledige dag, inclusief verplaatsingskosten. Deze vergoeding wordt aangepast naargelang van de duur van de vergaderingen. Voorbeelden zijn opleidingen in de methodiek van visitatie, bijeenkomsten om de bevindingen uit de individuele visitaties te overlopen en te evalueren met het oog op het waarborgen van de eenduidigheid van de visitatierapporten; het verbeteren van de visitatiemethodiek (o.m. Draaiboek en Prestatiedatabank; het formuleren van adviezen (voor de SHM en voor het Vlaamse woonbeleid); het aanduiden van "best practices".
• Het feit dat deze vergoedingen gedragen worden door het Vlaams Gewest, wil niet zeggen dat er voor de SHM geen inspanningen meer nodig zijn. Zo draagt de SHM de lasten die personeels-en administratiekost verbonden aan de voorbereiding van de visitatie, de visitatie zelf (1 à 2 dagen), en de opvolging ervan.
• Hopelijk heeft deze investering een groot effect op het terrein, met dien verstande dat de meeste doelstellingen van de visitaties niet in euro uitgedrukt kunnen worden. Een voorbeeld daarvan is de verantwoordingsfunctie van het instrument d.w.z. de “winst” die een SHM haalt door de reflectie over wat de SHM presteert in de zes prestatievelden. De verbetering van een aantal prestaties kan uiteraard wel een financieel effect hebben. De eventuele bijkomende tijdsinvestering voor de SHM hangt af van vele factoren. In dit verband is het van belang erop te wijzen dat een visitatie in principe geen nieuwe doelstellingen en prestaties oplegt. Het is wel zo dat de omschrijving van de prestatievelden en de operationele doelstellingen de soms onuitgesproken of impliciete opdrachten van SHM’s nu expliciet verwoordt. Zo krijgen SHM’s duidelijkheid over wat van hen wordt verwacht. Het is in elk geval verstandig om de kosten-batenverhouding voor alle partijen regelmatig ook formeel te evalueren.

Het is zover. Binnenkort komt de visitatiecommissie op bezoek bij jouw SHM. Vooral het traject waarbij je de prestaties van je SHM wilt meten en verbeteren kan veel van je tijd vragen, maar de visitatie brengt ook een aantal praktische bekommernissen mee.

Misschien heb je ook al nagedacht over de manier waarop je over de aankomende visitatie of het resultaat ervan wilt communiceren met je huurders of andere stakeholders. Je bent hier eigenlijk bijna volledig vrij in. Vanuit de bekommernis om SHM’s te ondersteunen bij het visitatieproces en tot een zo goed mogelijk maatschappelijk resultaat te komen heeft de Visitatieraad in samenwerking met Wonen-Vlaanderen een leidraad uitgewerkt hoe je tot dit resultaat kan komen. Goede communicatie zal hiertoe bedragen, verkeerd gelopen communicatie kan aan dat beoogde resultaat afbreuk doen, wat we willen vermijden. De leidraad is m.a.w. enkel bedoeld als instrument om SHM’s te helpen bij het nemen van beslissingen over de communicatie m.b.t. hun prestatiebeoordeling, en heeft helemaal niet de bedoeling om hierover een regelgevend kader te scheppen.

Leidraad communicatie.

Case study: hoe de resultaten van uw visitatie op een originele en doeltreffende manier bespreken met personeel, bewoners en belanghebbenden?

• Oef, de visitatie is achter de rug, de resultaten zijn in een visitatierapport gegoten en de minister heeft, naar aanleiding van het rapport en uw reactie erop, een beslissing genomen over de eventuele maatregelen. Nu staat u voor de uitdaging om de verbeterpunten aan te pakken. Personeelsleden, actoren en bewoners hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het oordeel van de visitatiecommissie. Ook zij zullen erg benieuwd zijn naar de uitkomsten van de prestatiebeoordeling en naar wat de maatschappij ermee zal doen
• Wonen-Vlaanderen publiceert het integrale definitieve visitatierapport, samen met de reactie van de SHM en de beslissing van de minister. Hoewel visitatoren veel zorg besteden aan een eenvoudige maar grondige beschrijving van de prestaties, is lang niet alles in een visitatierapport van even groot belang en begrijpelijk voor elke actor of bewoner. Voor een goed begrip is soms veel voorkennis nodig, en daarvoor is in een visitatierapport meestal geen plaats. U kunt op verschillende manieren communiceren over de resultaten. Raadpleeg daarvoor ook de “Leidraad bij de communicatie over de visitatie van uw SHM”.
• U kunt uw partners (huurders, actoren, personeel, …) ook actief helpen om hun weg te vinden in de visitatieresultaten en daarbij van de gelegenheid gebruik maken om hen te betrekken bij het plan van aanpak ter verbetering van de prestaties. Welke aanpak het meest geschikt is voor uw huisvestingsmaatschappij, kunt u zelf het beste inschatten. Op deze pagina willen we graag ruimte vrijmaken voor de verschillende manieren waarop SHM’s kunnen communiceren over de resultaten van hun visitatierapport. Het is onze bedoeling deze pagina mee te laten groeien met de ervaringen en expertise van de SHM’s op dit vlak. Uw ervaringen kunt u delen via info@visitatieraad.be

Case 1: Nieuw Dak (Genk)

• Gegevens visitatie

  • Directeur: Myriam Indenkleef
  • Visitatiedata: 22 en 23 april 2013
  • Definitief visitatierapport: 26 augustus 2013
  • Publicatiedatum: 9 december 2013
• Beoordeling operationele doelstellingen
  • 3 x uitstekend
  • 15 x goed
  • 4 x voor verbetering vatbaar
• Omgevingsfactoren
  • Bijna 3.600 huurders, waarvan meer dan 90% in een stedelijke omgeving (Genk) en 40% eengezinswoningen
  • Meer dan 13% sociale huurwoningen in de stad Genk, minder dan 6% in de 3 andere landelijke gemeenten
  • Nieuw Dak telt ongeveer 50 (vte) personeelsleden, verdeeld over de diensten projecten, onderhoud en herstellingen, verhuur, wijk- en bewonerszaken, en financiën.
  • Nieuw Dak heeft een traditie van sterke betrokkenheid van bewoners en bewonersgroepen. De invulling van de huurdersbetrokkenheid is de laatste jaren verschoven van structurele bewonersgroepen naar meer “ad-hoc-huurdersgroepen”, die eerder projectmatig en tijdsgebonden werken. Deze ad-hoc-groepen vinden hun oorsprong in gemeenschappelijke belangen, zoals bijvoorbeeld een nakende renovatie, een actie om het samenleven te verbeteren of een concreet project in de buurt. In rond renovaties zijn er een aantal huurdersgroepen actief, onder meer in de wijken Kolderbos, Broekskens, Sledderlo. Rond samenleven komen er ook groepen van huurders samen in Kolderbos, Winterslag, Sledderlo. Huurdersgroepen rond sociale leefbaarheid en samenleven situeren zich vaak in wijken met veel appartementsgebouwen. Vaak komen die groepen slechts beperkt in de tijd samen. Eens het probleem besproken/opgelost, daalt het engagement van de deelnemers. De initiatieven die Nieuw Dak in 2013 nam rond huurdergroepen, zorgden voor een theoretisch bereik van zo’n 20% van de huurders. Omdat huurdersbetrokkenheid niet stopt bij de buitenmuren van de woning, heeft Nieuw Dak ook een sterk netwerk ontwikkeld van diensten en organisaties waarmee samengewerkt wordt in functie van de betrokkenheid van huurders en bewoners bij hun omgeving. Het gaat hier o.a. om stedelijke diensten (groendienst, dienst wijkontwikkeling, …) en buurt(opbouw)werkorganisaties. Daarnaast heeft Nieuw Dak sinds het jaar 2000 een Huurdersadviesraad (HAR) die actief is op het niveau van het beleid, de globale werking en het gehele werkgebied van de maatschappij. Samen met de HAR organiseerde Nieuw Dak in 2012 een huurderstevredenheidsonderzoek over de dienstverlening van Nieuw Dak.
• Hoe werd intern gecommuniceerd over de resultaten van de visitatie

Communiceren over prestaties doet Nieuw Dak al langer. Communiceren over het visitatierapport paste dan ook in een traditie van overleg en betrokkenheid tussen bestuur, personeel en huurders. Enkele maanden voor de visitatie gingen het personeel en het bestuur samen aan het werk om invulling te geven aan het jaarplan 2013, waarin de voorbereiding en opvolging van de visitatieresultaten en de resultaten van het tevredenheidsonderzoek een prominente plaats innamen. Nieuw Dak gebruikte daarvoor de metafoor van een voetbalploeg waarbij het belang van intern en extern samenwerken om tot resultaten te komen centraal stond. Alle medewerkers werden voetballers van Forza Nieuw Dak en de context rond de SHM werd daaraan ook aangepast: supporters (huurders), scheidsrechters, investeerders (overheid, aandeelhouders), …

In de periode tussen het visitatiebezoek en het rapport werden medewerkers thematisch betrokken bij de (voorlopige) resultaten van de visitatie. Samen met hen werden de resultaten geanalyseerd en verbeterpunten verder uitgeklaard. Zo kwam het plan van aanpak van de verbeterpunten tot stand.

Ongeveer twee maanden na het definitieve visitatierapport heeft Nieuw Dak de resultaten van de visitatie samen met de resultaten van het huurderstevredenheidsonderzoek uitgebreid besproken in workshops met alle medewerkers. Zowel de visitatie als het huurderstevredenheidsonderzoek houden Nieuw Dak immers een spiegel voor. De 12de man had gesproken. Nu was het aan de spelers om ernaar te luisteren en er iets mee te doen. Tijdens die bespreking verfijnde men dan ook samen het plan van aanpak om tot betere prestaties te komen.

Opnieuw werd hier de metafoor van de voetbalploeg gebruikt om de verbinding met het jaarplan 2013 te maken, de herkenbaarheid te verhogen, maar vooral de betrokkenheid en inzet scherp te houden. Op deze manier was het visitatierapport zowel een bevestiging van de goede resultaten als een impuls voor verbetering van een aantal punten. Het resultaat van die bijeenkomst resulteerde in een krant “Nieuw Dak meets de 12de man”. Dit levendige document vat de resultaten van de visitatie op een laagdrempelige wijze samen.

• Hoe verliep de externe communicatie over de resultaten van de visitatie?

Op 9 december 2013 organiseerde Nieuw Dak een persmoment voor de lokale pers, naar aanleiding van de publicatie van het visitatierapport en de reactie van de minister op het rapport. Tijdens dit persmoment kwamen ook de resultaten van het huurderstevredenheidsonderzoek ter sprake. Het persmoment organiseerde Nieuw Dak samen met de Huurdersadviesraad.

De ervaring van Nieuw Dak is dubbel. De lokale pers was goed vertegenwoordigd en zeer geïnteresseerd. Het persmoment was een interactief gebeuren van anderhalf uur. De persartikels waren anderzijds relatief beperkt en gingen vooral in op een belangrijk aspect van onze beleidsplanning, met name de communicatie met (kandidaat-) huurders.

De aanbevelingen die de visitatiecommissie gedaan heeft en die rechtstreeks betrekking hebben op huurders, worden ad hoc en eerder thematisch gecommuniceerd met huurdersgroepen. Nieuw Dak heeft de ervaring dat communicatie met huurders het meest effectief is als er een behoefte is aan informatie. De huurders moeten er dus iets aan hebben. Er zijn al enkele initiatieven genomen, zoals het bespreekbaar maken van poetsopdrachten in de gemeenschappelijke delen van appartementen in het kader van het verlagen van de huurlasten. Vanzelfsprekend kreeg de HAR een ‘preview’ van de resultaten en worden zij ook geïnformeerd over het plan van aanpak dat naar aanleiding van de aanbevelingen werd uitgewerkt.

De resultaten van de visitatie en van het huurderstevredenheidsonderzoek zijn raadpleegbaar op de website van Nieuw Dak. Via een mailing informeert Nieuw Dak zijn netwerk (o.a. lokale overheden, woonorganisaties, welzijnsorganisaties, buurtorganisaties, …) over de resultaten en aandachtspunten die vanuit de visitatie naar voor zijn gekomen. Naar aanleiding van die mailing kreeg de website ook heel wat extra bezoeken.

• Plant Nieuw Dak nog andere communicaties over de resultaten van de visitatie en verbetering van de prestaties? Wat zou Nieuw Dak eventueel anders aanpakken?

Elke communicatie, zeker intern, verwijst naar de resultaten van de visitatie, het huurderstevredenheidsonderzoek en de aanpak van de verbeterpunten. Op deze manier brengt Nieuw Dak de visitatieresultaten en de daaraan gekoppelde verbeteracties blijvend onder de aandacht . Dit gebeurt vooral intern, met medewerkers of bestuur, maar ook in huurdersgroepen en netwerkbesprekingen. Nieuw Dak vindt het belangrijk steeds het vooropgestelde resultaat te verduidelijken vanuit de door de visitatieraad en zelf gemaakte analyse en bevindingen. De initiatieven worden zoveel mogelijk gekoppeld aan de visitatie, en gericht op een duidelijk resultaat.

• Aandachtspunten bij de communicatie-aanpak:
  • Communiceer niet te veel tegelijk; bepaal een duidelijk thema of onderwerp vooraf en beperk je boodschap tot max. 2 kerngedachten ;
  • Communiceer gericht, met een duidelijk doel en afgebakende doelgroep voor ogen;
  • Pas je communicatie aan aan de doelgroep;
  • Als je betrokkenheid wil, blijf dan communiceren op verschillende manieren en tijdstippen; stop niet als de boodschap gegeven is; dan begint het pas; communiceren is meerzijdig.

Bijlagen: Voetbalkrant Nieuw Dak, waarmee Nieuw Dak over de resultaten van de visitatie en de daaraan gekoppelde verbeteracties communiceert met zijn personeel.

• Dat gebeurt in de loop van de maand augustus en het is onze bedoeling om een output op basis van gegevens van het vorig kalenderjaar mogelijk te maken uiterlijk op 1 september . De prestaties van 2016 zullen dus vanaf 1 september 2017 raadpleegbaar zijn in de prestatiedatabank.
• Vanuit de idee dat de prestatiedatabank steeds de meest recente data moet bevatten, lijkt dit op het eerste gezicht laat. De hoofdoorzaak hiervan heeft te maken met een van onze uitgangspunten, die zegt dat we pas prestaties willen vergelijken met die van andere SHM’s wanneer alle prestaties van alle SHM’s gekend zijn. Een belangrijk deel van de informatie waarop de prestatiedatabank is gebaseerd, komt uit de financiële rapportering aan de VMSW, die pas mogelijk is nadat de algemene vergadering de jaarrekening heeft goedgekeurd. De meeste financiële rapporteringen worden in de loop van de maand juli aan de VMSW bezorgt en die gegevens bevatten soms fouten die in samenspraak tussen VMSW en SHM worden rechtgezet in de loop van augustus. Zonder deze financiële rapportering is bijna de helft van de indicatoren niet berekenbaar, en omdat de output een zo volledig mogelijk beeld moet scheppen, lijkt het ons niet zinvol om slechts een deel van de andere indicatoren beschikbaar te stellen.
• Desondanks is het in veel gevallen nuttig om over meer recente informatie te beschikken. Vooral wanneer we het hebben over de aanmelding, planning en realisatie van bijkomend woonaanbod is bij een visitatie van belang dat de visitatoren en de betrokken SHM beschikken over zo recente mogelijke gegevens. Enerzijds proberen we dit te doen aan de hand van subrapporten (zoals het subrapport met de gerealiseerde huurwoningen per jaar), anderzijds verwachten we ook dat de SHM voorafgaand aan de visitatie verifieerbare informatie verstrekt aan de visitatiecommissie over hun prestaties tijdens jaren die nog niet in de prestatiedatabank zijn opgenomen. Die gegevens kunnen wel niet in een onderlinge positionering met andere SHM’s worden geplaatst, maar zijn wel complementair met die uit de prestatiedatabank. Zoals dat ook geldt voor andere informatie, bevelen we u aan om met de visitatiecommissievoorzitter te overleggen welke gegevens u relevant vindt om toe te voegen aan de output van de prestatiedatabank. Aangezien u uw SHM het beste kent, neemt u daarvoor best zelf het initiatief.

Deze vraag wordt samen beantwoord met de vraag of men bij de prestatiebeoordeling rekening houdt met de prestaties m.b.t. Vlabinvestwoningen.

De prestaties van een SHM worden in de prestatiedatabank vergeleken met die van andere SHM’s. Om bij die vergelijking de schaal van de SHM te neutraliseren, worden bij heel wat indicatoren de gegevens verrekend naar het aantal huurwoningen die de SHM beheren, het aantal huurdersgezinnen of het aantal koopwoningen dat werd verkocht.

Hoewel de overgrote meerderheid van de SHM’s enkel gewone sociale huur- en koopwoningen realiseert en verhuurt, hebben een aantal SHM’s ook woningen in beheer voor derden. De verplichtingen van de SHM t.o.v. woningen die een SHM in beheer heeft kunnen sterk verschillend zijn afhankelijk van de afspraken die werden gemaakt bij het in beheer geven van die woningen, en wijken (vermoedelijk altijd) af van de verplichtingen van de SHM t.o.v. de woningen die zelf bezit. Onderhouds- en renovatiekosten worden voor deze woningen doorgaans aan de eigenaar gefactureerd, en huurinkomsten (incl. huurlasten) worden aan deze eigenaar doorgestort en worden niet opgenomen in de boekhouding van de SHM. De SHM krijgt meestal wel een beheersvergoeding in ruil voor haar prestaties. De toewijzing van de woningen gebeurt op basis de gewone toewijzingsregels van de SHM.

Daarnaast kunnen een beperkt aantal SHM’s ook zogenaamde VLABINVEST-woningen realiseren, die voor de toepassing van het decreet betreffende het Grond- en Pandenbeleid van 27 maart 2009 en zijn uitvoeringsbesluiten, wel als sociaal woonaanbod worden beschouwd, maar waarvan de financieringswijze en de opbrengsten afwijken van de klassieke sociale woningen. De belangrijkste verschillen die een mogelijke impact hebben op de weergave van de prestaties van de SHM betreffen de financiering (3% leningen i.p.v. FS3), de huuropbrengsten (niet-inkomensgerelateerd en de SHM heeft veel grotere vrijheid bij het bepalen ervan), en de woningen zelf, waarvan de oppervlakte tot 10% hoger kan liggen dan bij traditionele sociale woningen.

Op basis van overleg met de sector, geldt bij de weergave van de prestaties van een SHM die sociale huurwoningen in beheer heeft en/of sociale Vlabinvesthuurwoningen bezit, als algemeen principe dat deze woningen gewoon meegeteld worden bij de berekening van de indicatoren. De redenering hierachter is dat de realisatie en het beheer van deze woningen wel degelijk een prestatie van de SHM vormen, en daardoor ook deel mogen uitmaken van de prestatieindicatoren. Enkel indien de prestatie van de betrokken SHM in de vergelijking met de prestaties van andere SHM’s daardoor vertekend zou worden, worden deze woningen uitgesloten bij de berekening van de prestatie-indicator.

Voor elke indicator is in het Glossarium Prestatiedatabank 2.0 (23 05 2017)

Bij de effectindicatoren wordt het principe gehanteerd dat bij we in de eerste plaats de effecten op het sociaal woonaanbod moeten meten. Daarom dat woningen in beheer altijd worden meegeteld. De gegevens over Vlabinvestwoningen en -kavels worden anderzijds wel als sociaal woonaanbod beschouwd in het kader van de doelstellingen van het decreet betreffende het Grond- en Pandenbeleid van 27 maart 2009 en zijn uitvoeringsbesluiten, maar het doelpubliek en de financieringswijze wijkt sterk af van het doelpubliek van klassieke sociale woningen, waardoor de effecten vertekend kunnen worden indien deze woningen daarin worden meegeteld.
De effecten van het Vlabinvestbeleid zijn echter wel belangrijk om weer te geven en te meten, maar de effecten m.b.t deze woningen en kavels zullen in een afzonderlijke tabel worden weergegeven. In de prestatiedatabank wordt m.a.w. geen rekening gehouden met de Vlabinvestwoningen en –gronden bij volgende effectindicatoren:

• Aandeel huishoudens met gezinshoofd > 65
• Aandeel huishoudens met niet-Belgisch gezinshoofd
• Aandeel alleenstaande huurders
• Mediaan equivalent netto-belastbaar inkomen van de huurders
• Mediaan equivalent netto-belastbaar inkomen van de kopers
• Mediaan huurprijs per woning per maand (voor meerdere woningtypes)

Deze vraag wordt samen beantwoord met de vraag of men bij de prestatiebeoordeling rekening houdt met de sociale huurwoningen die een SHM enkel in beheer.

• Dat kan momenteel al. Sinds 2017 kan een SHM zelfs vrijelijk kiezen met welke andere SHM of SHM's zij haar prestaties wil vergelijken. 
• De enige peergroepen die in de prestatiedatabank standaard zijn ingebouwd zijn de peergroepen op basis van activiteit. Zo worden de prestaties op het vlak van nieuwbouw vergelegen tussen alle SHM's die huuractiviteiten ontplooien. Een vergelijking op dat vlak met een SHM die enkel koopactiviteiten ontwikkelt zou immers weinig zinvol zijn. Bij de beoordeling door de visitatiecommissie worden de prestaties (per activiteit) altijd vergeleken met alle andere SHM's (die diezelfde activiteit uitvoeren). Dat komt omdat goede en wetenschappelijk verantwoordbare peergroepen samenstellen een grondige studie vereist, die momenteel niet wordt voorzien omdat de verwachte opbrengsten van die studie nog niet in verhouding staan tot de kosten.

• Toegang dat de Prestatiedatabank is aan strikte regels gebonden. De directeur beheert de login’s die voor zijn SHM (op zijn vraag) worden toegekend. De directeur kan een of meerdere login’s aanvragen door een e-mail te sturen naar prestatiedatabank[at]vmsw.be, met vermelding van de naam, het telefoonnummer, de functie en het e-mailadres van diegenen die een toegang tot de gegevens van de SHM kunnen krijgen. Elke raadpleging wordt individueel gelogd, geef dus nooit uw login door aan een ander.
• Leden van de Visitatieraad hebben toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de beoordeling van de prestaties van SHM’s. Visitatoren mogen informatie in de prestatiedatabank van maatschappijen die zij niet visiteren niet raadplegen, behalve als dit kadert in bovenstaande opdracht.
• Het agentschap Wonen Vlaanderen en de VMSW leveren elk de gegevens die horen bij hun bevoegdheid en werking. Ze kunnen alleen die de gegevens in de Prestatiedatabank wijzigen die ze zelf verstrekken. Toegang tot de gegevens uit de Prestatiedatabank kan enkel verleend worden aan ambtenaren van de entiteiten van het beleidsveld Wonen in zoverre die toegang vereist is voor de beoordeling van de prestaties van SHM's, de verificatie van de uitvoering van een verbeterplan of het technisch onderhoud van de databank.
• De minister of zijn gemachtigde kan de gegevens uit de Prestatiedatabank onder contractuele voorwaarden en binnen de perken van de opdrachten doorgeven voor beleidsgericht wetenschappelijk onderzoek waarvan de output eigendom blijft van de Vlaamse Gemeenschap. Afgeleide statistische informatie kan in geaggregeerde vorm worden gebruikt om het publiek te informeren.

• Het basisprincipe is dat diegene die eigenaar is van de data, de data aan de Prestatiedatabank aanlevert en verantwoordelijk is voor de juistheid van de data die hij of zij aanlevert.
• Het merendeel van de data die bij de prestatiebeoordeling worden gebruikt, zijn afkomstig van de SHM’s zelf. Zij zijn dan ook verantwoordelijk voor de juistheid van hun gegevens die in de Prestatiedatabank zijn opgenomen. Ze worden geacht de gegevens te controleren en indien nodig te verbeteren of aan te vullen. In het Glossarium Prestatiedatabank 2.0 (23 05 2017)staat per indicator precies beschreven welke data voor de indicator worden gebruikt en de manier waarop deze data kunnen worden gecorrigeerd.
• Ook andere actoren leveren data aan de prestatiedatabank aan. Het gaat om het agentschap Wonen-Vlaanderen (voornamelijk omgevingsindicatoren en woonactoren), het agentschap Inspectie RWO (de toezichthouder (vnl. inspectierapporten), en de VMSW. Het basisprincipe blijft ook hier overeind, maar indien een SHM een fout opmerkt of vermoedt in de data die de SHM niet zelf beheert, kan die wel een correctie suggereren aan diegene die de data beheert. Zie daarvoor het   Glossarium Prestatiedatabank 2.0 (23 05 2017)

• Bij het beoordelen van de operationele doelstellingen met verschillende prestatieindicatoren, is het niet zo dat de laagste score automatisch de hoogste mogelijke score voor de operationele doelstelling wordt.
• De waarde van de prestatieindicator vormt bovendien slechts een vertrekpunt bij de beoordeling. De visitatiecommissie kan haar oordeel immers laten afhangen van veel andere elementen, dan een loutere kwantitatieve weergave van een prestatie. Ze beschikt daartoe over een brede waaier aan feiten (prestatieindicatoren maar ook feiten die bij een visitatie opduiken, zoals voorbeeldbrieven aan huurders) en dit bovendien vanuit verschillende hoeken (raad van bestuur, directie, personeel, andere woonactoren, …).
• Op die manier is het mogelijk om een score ‘uitstekend’ voor een operationele doelstelling te behalen, terwijl de prestatieindicatoren slechts een score ‘voldoende’ aangeven. Uiteraard is dit ook omgekeerd mogelijk, zodat het voldoen aan de relatieve of absolute norm niet altijd een garantie biedt op een goede beoordeling. Net zoals bij elk ander oordeel moet de visitatiecommissie veel aandacht besteden aan het motiveren van haar oordelen.

• De frequentieverdeling vertrekt van een rangschikking van de waarde van een bepaalde indicator van alle SHM’s van laag naar hoog. Daarna wordt bepaald welke waarde precies in het midden ligt van alle waardes. Dat is de mediaan, en voor het goed begrip noemen we die hier de hoofdmediaan.
• Van alle waardes die onder de hoofdmediaan liggen wordt opnieuw de mediaan berekend. Hetzelfde gebeurt voor alle waardes die boven de hoofdmediaan liggen. Op die manier worden alle waardes onderverdeeld in 4 groepen, die we kwartielen noemen, omdat elk kwartiel exact 25% van alle waardes vertegenwoordigt.
• De techniek van de frequentieverdeling is nuttig bij het beoordelen van de prestaties waarvoor we geen absolute norm hebben. Zie daarvoor ook: Hoe gebeurt de beoordeling op basis van de frequentieverdeling?
• Merk op dat er dus een verschil is tussen de mediaan en het gemiddelde van alle waardes. Het gemiddelde kan immers zeer sterk vertekend worden door extreme waardes. Een voorbeeld maakt veel duidelijk. Stel we hebben 5 kinderen in een groep met de volgende leeftijd: 4, 1, 2, 16 en 3. In een eerste stap gaan we die kinderen rangschikken op leeftijd van laag naar hoog: 1, 2, 3, 4 en 16. Het gemiddelde van deze waardes bedraagt 5,2, maar er is geen enkel kind van die leeftijd. De mediaan bedraagt 3 omdat er exact evenveel kinderen zijn met een lagere leeftijd, dan er kinderen zijn met een hogere leeftijd. Omdat er in de sociale huisvestingssector eveneens erg grote verschillen zijn tussen SHM’s (denk alleen al maar aan het aantal sociale huurwoningen per SHM), is het representatiever om met mediaanwaarden te werken dan met gemiddelden.