Aanbevelingen

Aanbevelingen voor de notulering van beslissingen van SVK’S

Om de afdeling Toezicht haar controleopdracht te laten uitvoeren, moeten de woonactoren die onder dat toezicht vallen haar op de hoogte te brengen van alle beslissingen. Woonactoren bezorgen een overzicht van die beslissingen of de verslagen van de vergaderingen van hun beheersorganen aan Toezicht. De beslissingen moeten voldoende gemotiveerd zijn en het resultaat zijn van een gedocumenteerde beraadslaging door de bestuurders.

De afdeling Toezicht heeft een aantal aanbevelingen inzake documentatie en notulering opgesteld opdat de bestuurders van de sociale woonactoren op basis van voldoende gegevens beslissingen kunnen nemen en dat de afdeling Toezicht in staat is om haar toezichtsfunctie adequaat uit te oefenen.
Op die manier kan er ingeschat worden of de actor alle elementen in overweging heeft genomen om een beslissing te kunnen nemen die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de principes van behoorlijk bestuur. Bovendien kan de beoordeling van die beslissingen door de toezichthouder voor alle actoren op een uniforme wijze verlopen.

Uiteraard dient elke actor nog steeds elke beslissing grondig te motiveren én te bezorgen aan de afdeling Toezicht. De lijst van onderzochte onderwerpen is dus geen limitatieve opsomming van mee te delen beslissingen.

Versnelde toewijzingen

  • De melding dat er een pand beschikbaar is. Als er (nog) geen verwijzing is naar een concreet pand kan de beslissing om af te wijken enkel een principiële beslissing zijn. Die is opnieuw te evalueren in het licht van eventueel gewijzigde sociale omstandigheden op het moment dat er een pand vrijkomt.

  • Informatie over het pand: ligging en type, de rationele bezetting en eventuele fysische kenmerken als hiermee bij de afwijking rekening werd gehouden.

  • Inschrijvingsnummer en gezinssamenstelling.

  • De vermelding of de kandidaat voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.

  • Een omstandige toelichting van de bijzondere omstandigheden van sociale aard, in de notulen of via een verslag als bijlage bij de notulen.

  • De vermelding dat er geen kandidaten voorafgaan die zich in een gelijkaardige sociale situatie bevinden.

    Bijkomende elementen in geval van versnelde toewijzingen aan kandidaat uit specifieke doelgroep op vraag van welzijnsorganisatie (art. 6.25 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021)

  • Identificatie welzijnsorganisatie

  • Vermelding doelgroep

    Bijkomende elementen ingeval de verhuurder beslist om NIET in te gaan op een vraag van welzijnsorganisatie om versneld toe te wijzen aan een kandidaat uit specifieke doelgroep

    De melding van een van de wettelijk bepaalde weigeringsgronden:

  • Er werd geen begeleidingsovereenkomst opgesteld, met opsomming van de begeleidende maatregelen die de kandidaat-huurder in staat moet stellen om binnen een afgebakende termijn zelfstandig te wonen.

  • De kandidaat-huurder weigert de begeleidingsovereenkomst te ondertekenen.

  • Er werden in het lopende jaar al 5% versnelde toewijzingen gedaan op vraag van begeleidende organisaties.

  • Er wordt via een doelgroepenplan al jaarlijks minstens 4% van de toewijzingen voorbehouden voor de doelgroep waartoe de kandidaat-huurder behoort.

    Gemotiveerde weigeringen

     Melding van de reden waarom de kandidaat wordt geweigerd:  

  • de kandidaat was eerder sociale huurder en zijn huurovereenkomst werd beëindigd omdat hij zijn huurdersverplichtingen niet nakwam;

  • de kandidaat is al sociaal huurder en komt zijn huurdersverplichtingen niet na;

  • de kandidaat heeft vroeger een sociale woning (mee) bewoond maar kwam zijn verplichtingen niet na; de kandidaat heeft woning zelf verlaten zonder dat er opzeg was door de verhuurder;

  • de toewijzing van de kandidaat zou een bedreiging inhouden voor de “fysische en psychische integriteit van de medebewoners”. In dat geval moet de verhuurder omstandig aangeven wat die bedreiging inhoudt.

     Ook te vermelden, naast de eigenlijke redenen van weigering:

  • de termijn van opschorting (maximum 1 jaar);

  • bij weigering van een kandidaat en eerdere opzegging van zijn huurcontract wegens wanbetaling:

    • dat hij nog steeds openstaande schulden heeft,

    • niet is toegelaten tot een collectieve schuldenregeling,

    • en niet in budgetbemiddeling of budgetbeheer is of de achterstallige huurgelden nog steeds meer dan 75% bedragen van de oorspronkelijke schuld.

  • de redenen om aan te nemen dat begeleidende maatregelen de geschetste problemen niet zouden kunnen verhelpen.

     Toewijzingen huurwoningen (standaard)

  • Voor elke toegewezen woning: ligging en type van de woning, gerelateerd aan de rationele bezetting en inclusief fysische kenmerken (vb. lift, CV,…) waarmee bij de toewijzing rekening gehouden wordt.

  • Voor de kandidaat-huurder aan wie toegewezen wordt: unieke dossiercode, gezinssamenstelling, in voorkomend geval toegepaste voorrangsregel(s), en vermelding of de kandidaat-huurder voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.

  • Voor de hoger gerangschikte kandidaten die de woning niet toegewezen krijgen: de reden waarom niet toegewezen wordt (dit moet niet in het verslag zelf staan, maar deze informatie moet wel beschikbaar zijn voor de bestuurders en de toezichthouder in een bijlage bij het verslag).

     

    Gunningen overheidsopdrachten

     Voor elke procedure: omschrijving van de opdracht. 

    Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

  • Toegepaste procedure

  • Raming 

  • Aantal + naam aangeschreven inschrijvers

  • Aantal + naam inschrijvers + offertebedrag

  • gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt + bestelbedrag

    Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

  • Toegepaste procedure

  • Raming 

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbesteding (+ ook Europees indien van toepassing). Aantal + naam (kandidaat-)inschrijvers + offertebedrag

  • gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt + bestelbedrag 

    Openbare aanbesteding

  • Toegepaste procedure

  • Raming 

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbesteding (+ook Europees indien van toepassing)

  • Inschrijvers + offertebedrag

  • gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt + bestelbedrag  

    Algemene offertevraag

  • Toegepaste procedure

  • Raming 

  • Publicatiedatum in het bulletin der aanbesteding (+ ook Europees indien van toepassing)

  • Inschrijvers + offertebedrag

  • gemotiveerde gunningsbeslissing op basis van de vooropgestelde gunningscriteria met vermelding aan wie gegund wordt + bestelbedrag