Het visitatierapport: hoe komt het rapport tot stand?
Aan de publicatie van een definitief visitatierapport gaan verschillende stappen vooraf:
- Onmiddellijk na de laatste dag van de visitatie start de visitatiecommissie met het schrijven van het rapport. Om ervoor te zorgen dat de gegeven oordelen gedragen worden door de hele visitatiecommissie en ook in lijn liggen met de vereisten uit het draaiboek prestatiebeoordeling en met de oordelen en motiveringen die aan andere SHM's werden gegeven, lezen ook andere visitatoren (die geen deel uitmaken van de visitatiecommissie van die SHM) de teksten grondig mee en neemt de voorzitter van de Visitatieraad een beslissing bij eventuele twijfel. Dit proces neemt verschillende weken in beslag. De visitatiecommissie streeft ernaar om zo een "meegelezen en door de Visitatieraad gedragen" rapport aan de SHM te bezorgen, uiterlijk 6 weken na de laatste dag van de visitatie. Die versie noemen we het eerste conceptrapport.
- Een visitatierapport wordt ook toegelicht aan de raad van bestuur. Het is de bedoeling dat de directeur van de SHM onnauwkeurigheden of technische onjuistheden in het eerste conceptrapport aan de visitatiecommissie meldt. De visitatiecommissie verwerkt die correcties tot een nieuw conceptrapport, dat zij aan de raad van bestuur van de SHM bezorgt en ook komt toelichten.
- Na de toelichting op de raad van bestuur van het (tweede) conceptrapport kan de SHM opmerkingen over het conceptrapport aan de visitatiecommissie bezorgen. De visitatiecommissie gaat heel nauwgezet de opmerkingen verwerken tot een definitief visitatierapport dat aan de SHM en de minister wordt bezorgd. De visitatiecommissie gaat tegelijk schriftelijk verantwoorden aan de SHM waarom een bepaalde opmerking niet tot de gewenste wijziging in het visitatierapport heeft geleid.
- In bepaalde gevallen kan de SHM op dit moment in beroep gaan tegen bepaalde oordelen uit het visitatierapport. Zie daarvoor het onderdeel: "Kan een SHM beroep aantekenen tegen een oordeel van een visitatiecommissie?"
- Op basis van het definitief visitatierapport kan de SHM een formele reactie formuleren die zowel naar de visitatiecommissie als de minister wordt verstuurd. In die formele reactie kan de SHM al aangeven wat ze met de uitkomsten van de prestatiebeoordeling van plan is, maar ook nogmaals motiveren waarom ze eventueel niet eens is met sommige van de bevindingen of verwoordingen uit het visitatierapport. Tips over hoe om te gaan met de formele reactie op een definitief visitatierapport kan je vinden in het antwoord op de veelgestelde vraag: "Hoe reageer ik op een definitief visitatierapport?" en bij het onderdeel Gevolgen van het visitatierapport: beslissing minister.
- De minister neemt een beslissing over de maatregelen die gekoppeld worden aan de prestatiebeoordeling. De minister baseert zich daarvoor op het definitief visitatierapport én op de formele reactie van de SHM. Nadat de minister een beslissing heeft genomen en de SHM van die beslissing werd op de hoogte gebracht, wordt het definitief visitatierapport gebundeld met de formele reactie van de SHM en de beslissing van de minister. Die bundel wordt gepubliceerd op rapporten visitatieraad.