Het visitatierapport: hoe komt het rapport tot stand?

Aan de publicatie van een definitief visitatierapport gaan verschillende stappen vooraf:

  1. Onmiddellijk na de laatste dag van de visitatie start de visitatiecommissie met het schrijven van het rapport. Om ervoor te zorgen dat de gegeven oordelen gedragen worden door de hele visitatiecommissie en ook in lijn liggen met de vereisten uit het draaiboek prestatiebeoordeling en met de oordelen en motiveringen die aan andere SHM's werden gegeven, lezen ook andere visitatoren (die geen deel uitmaken van de visitatiecommissie van die SHM) de teksten grondig mee en neemt de voorzitter van de Visitatieraad een beslissing bij eventuele twijfel. Dit proces neemt verschillende weken in beslag. De visitatiecommissie streeft ernaar om zo een "meegelezen en door de Visitatieraad gedragen" rapport aan de SHM te bezorgen, uiterlijk 6 weken na de laatste dag van de visitatie. Die versie noemen we het eerste conceptrapport.
  2. Een visitatierapport wordt ook toegelicht aan de raad van bestuur. Het is de bedoeling dat de directeur van de SHM onnauwkeurigheden of technische onjuistheden in het eerste conceptrapport aan de visitatiecommissie meldt.  De visitatiecommissie verwerkt die correcties tot een nieuw conceptrapport, dat zij aan de raad van bestuur van de SHM bezorgt en ook komt toelichten. 
  3. Na de toelichting op de raad van bestuur van het (tweede) conceptrapport kan de SHM opmerkingen over het conceptrapport aan de visitatiecommissie bezorgen. De visitatiecommissie gaat heel nauwgezet de opmerkingen verwerken tot een definitief visitatierapport dat aan de SHM en de minister wordt bezorgd.  De visitatiecommissie gaat tegelijk schriftelijk verantwoorden aan de SHM waarom een bepaalde opmerking niet tot de gewenste wijziging in het visitatierapport heeft geleid.
  4. In bepaalde gevallen kan de SHM op dit moment in beroep gaan tegen bepaalde oordelen uit het visitatierapport. Zie daarvoor het onderdeel: "Kan een SHM beroep aantekenen tegen een oordeel van een visitatiecommissie?"
  5. Op basis van het definitief visitatierapport kan de SHM een formele reactie formuleren die zowel naar de visitatiecommissie als de minister wordt verstuurd. In die formele reactie kan de SHM al aangeven wat ze met de uitkomsten van de prestatiebeoordeling van plan is, maar ook nogmaals motiveren waarom ze eventueel niet eens is met sommige van de bevindingen of verwoordingen uit het visitatierapport.  Tips over hoe om te gaan met de formele reactie op een definitief visitatierapport kan je vinden in het antwoord op de veelgestelde vraag: "Hoe reageer ik op een definitief visitatierapport?" en bij het onderdeel Gevolgen van het visitatierapport: beslissing minister.
  6. De minister neemt een beslissing over de maatregelen die gekoppeld worden aan de prestatiebeoordeling. De minister baseert zich daarvoor op het definitief visitatierapport én op de formele reactie van de SHM. Nadat de minister een beslissing heeft genomen en de SHM van die beslissing werd op de hoogte gebracht, wordt het definitief visitatierapport gebundeld met de formele reactie van de SHM en de beslissing van de minister. Die bundel wordt gepubliceerd op rapporten.visitatieraad.be

Vaak gestelde vragen

Hoe wordt vermeden dat misbruik wordt gemaakt van de informatie uit de visitatierapporten?

  • De resultaten van de visitatie worden openbaar gemaakt. Het is daarbij van belang dat de visitaties het positieve beklemtonen. Visitatie is immers geen toezicht. Zo kan het risico op misbruik worden beperkt
  • Visitaties zijn gericht op het zichtbaar maken en waar mogelijk helpen verbeteren van prestaties van SHM’s. Dat kan door positieve voorbeelden voor het voetlicht te brengen, maar ook door verbeterpunten te benoemen.
  • Krachtens artikel 31 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen (verder “Erkenningenbesluit” genoemd) heeft de openbaarmaking enkel betrekking op het visitatiedossier met name het definitieve visitatierapport, de reactie van de SHM en de beslissing van de minister. De data uit de Prestatiedatabank zijn dus niet openbaar, omdat de interpretatie ervan sterk afhankelijk kan zijn van de lokale context.
  • Ook in Nederland zijn visitatierapporten openbaar en te raadplegen via de website van de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland: www.visitaties.nl. Vaak publiceren woningcorporaties het rapport ook op hun eigen website en besteden ze aandacht aan de goede en minder elementen van hun beoordeling.
  • Voor meer informatie, zie ook: Worden de resultaten van de visitatie openbaar gemaakt?

Wie beoordeelt het verbeterplan dat de minister oplegt en waarom worden de visitatoren bij de beoordeling niet betrokken?

  • Wanneer een verplicht verbeterplan?

Op basis van de resultaten van de visitatie (het visitatierapport) en de reactie van de SHM op dit visitatierapport neemt de minister een beslissing over de maatregelen die aan de prestatiebeoordeling worden gekoppeld. In de meeste gevallen neemt de minister geen bijzondere maatregelen omdat het rapport en de reactie van de SHM voldoende vertrouwen geven dat alle verbeterpunten daadwerkelijk worden aangepakt en dat de SHM zelfstandig in staat is om waar nodig de prestaties te verbeteren. Wanneer daarover twijfels bestaan, kan het zijn dat de minister een verplicht verbeterplan oplegt en ook de VMSW vraagt om ondersteuning te bieden bij de opmaak van dat verbeterplan.

  • Wat houdt een verplicht verbeterplan in?

Doorgaans krijgt de SHM drie à zes maanden de tijd om zo’n verbeterplan op te maken en vraagt de minister dat de SHM acties opgeeft die leiden tot goede prestaties op alle operationele doelstellingen. Die acties moeten bovendien SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdsgebonden) geformuleerd worden zodat voor iedereen duidelijk is wat wordt beoogd, op welk manier dat zal worden bereikt en binnen welk tijdsbestek. Niet alleen SHM’s met een verplicht verbeterplan doen er trouwens goed aan om hun verbeteracties op die manier te structureren en in te vullen. Een dergelijke aanpak zorgt er immers ook voor dat de raad van bestuur de verbeteracties gemakkelijk kan opvolgen en op die manier ook zelf meer zekerheid krijgt dat de prestaties zullen verbeteren.

We weten dat het opstellen van een verbeterplan en het uitbouwen van een autonome werking geen gemakkelijke opdracht is, door de sterke afhankelijkheid van SHM’s van de financiële middelen van de Vlaamse overheid. De VMSW heeft daarom een intensievere samenwerking opgezet met VVH, VLEM, Wonen-Vlaanderen en de toezichthouder, opdat SHM’s sneller kunnen leren van elkaar of van nieuwe inzichten van buitenaf.

  • Wie beoordeelt een verplicht verbeterplan?

SHM’s die een verplicht verbeterplan moeten opmaken, sturen dit plan naar de minister. De minister beslist autonoom over de al dan niet goedkeuring van het plan, maar vraagt momenteel hiervoor een advies aan het agentschap Wonen-Vlaanderen.

Meer in het bijzonder gaat Wonen-Vlaanderen na

  • in welke mate het verbeterplan alle te verbeteren operationele doelstellingen omvat;
  • of de verbetervoorstellen voldoende SMART geformuleerd zijn;
  • of het verbeterplan voorziet in een opvolging van de uitvoering van het plan, samen met een evaluatie en eventuele bijsturing ;
  • of het verbeterplan redelijk uitzicht biedt op een verbetering van de prestaties die door de visitatiecommissie als voor verbetering vatbaar zijn beoordeeld.

Belangrijk is dat het verbeterplan op zichzelf dient te staan, al is het uiteraard wel te lezen in combinatie met het visitatierapport. Dit wil zeggen dat de SHM het plan eenduidig en helder moet opvatten, en dat het liefst ook ingebed is in haar globale operationele en strategische plan. Net zoals het visitatierapport te lezen moet zijn zonder toelichting door de visitatiecommissie, moet ook het verbeterplan zonder duiding begrijpelijk zijn.

De evaluatie van het verbeterplan staat ook los van andere oordelen van bijvoorbeeld de VMSW in het kader van begeleidingscommissies. Uiteraard is het de bedoeling dat adviezen of oordelen van VMSW, Toezichthouder en Wonen-Vlaanderen niet tegen elkaar indruisen. Omdat elke organisatie op basis van haar opdrachten andere nuances of prioriteiten legt, vullen de adviezen elkaar meestal aan. Lees daarom goed de vereisten uit het draaiboek prestatiebeoordeling en de aanbevelingen van de visitatiecommissie in het definitieve visitatierapport en vraag bij twijfel de VMSW of Wonen-Vlaanderen (contactpersoon: Wim Guillemyn) om uitleg.

  • Waarom wordt de visitatiecommissie niet betrokken bij de evaluatie van het verbeterplan?

Het evalueren van verbeterplannen behoort niet tot de opdracht van de visitatiecommissie en daar zijn goede redenen voor. Een verbeterplan gaat in de eerste plaats over de instrumenten (verbeteracties) die de SHM zal inzetten om tot goede prestaties te komen. De opdracht van de Visitatieraad is het beoordelen van de resultaten van die acties. Wanneer prestaties voor verbetering vatbaar zijn, proberen visitatiecommissies ook vooral te wijzen op het probleem dat de SHM moet oplossen. Anders gezegd: de bedoeling van een visitatiecommissie is om een diagnose te stellen en waar nodig een recept voor te schrijven. Dit recept mag wel enkel de werkzame stof bevatten, niet het specifieke medicijn; het is aan de SHM als autonome organisatie om die keuze te maken. Een SHM mag van een visitatiecommissie dus geen pasklaar advies verwachten dat meteen een concreet probleem oplost. De visitatiecommissie probeert wel goede praktijken (“werkzame stoffen”) aan te reiken, maar de SHM draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de resultaten, en moet dus beslissen welke instrumenten ze daartoe inzet .

Bij een tweede visitatie gaat de visitatiecommissie dus ook niet na in hoeverre het vooropgestelde verbeterplan is uitgevoerd, maar zal ze – los van het verbeterplan – alle prestaties opnieuw beoordelen op basis van het resultaat. De acties en inspanningen van de SHM spelen natuurlijk mee bij de beoordeling, maar de nadruk ligt op het uiteindelijke resultaat. Mocht de visitatiecommissie ook betrokken worden bij het evalueren van het verbeterplan zelf, dan dreigt de focus te verschuiven naar de middelen, en dat is niet de bedoeling. SHM’s moeten als autonome vennootschappen, binnen het bestaande wettelijke kader, zelf verantwoordelijkheid dragen voor de wijze waarop ze hun operationele doelstellingen realiseren.

Kan ik rapporten van andere maatschappijen raadplegen?

Voor het antwoord op deze vraag, zie: Worden de resultaten van de visitatie openbaar gemaakt?

Waar kan ik de visitatierapporten raadplegen?

In het Erkenningenbesluit van Sociale Huisvestingsmaatschappijen is voorzien dat de minister beslist over de manier waarop de visitatierapporten publiek worden gemaakt. De minister heeft opdracht gegeven om alle visitatierapporten, van zodra zij daarover een beslissing heeft genomen, op de website van Wonen-Vlaanderen te publiceren. Klik hier om naar de pagina te gaan waar de visitatierapporten worden publiek gemaakt.
Zie daarvoor ook het antwoord op de vraag: Worden de resultaten van de visitatie openbaar gemaakt?

Worden de resultaten van de visitatie openbaar gemaakt?

  • Ja, de rapporten worden openbaar gemaakt, nadat de minister van Wonen over eventuele maatregelen heeft besloten. Klik hier om de reeds gepubliceerde rapporten te raadplegen. De Visitatieraad zal haar rapporten zorgvuldig opstellen. Verbeterpunten worden op een kritische maar opbouwende wijze gerapporteerd, ook positieve voorbeelden krijgen een plek in de rapportage. Goede manieren van werken moeten ruim aandacht krijgen en worden onder de aandacht gebracht van alle actoren in de sector. De website en het jaarverslag van de Visitatieraad zullen hiervoor gebruikt worden.
  • De visitaties hebben tot doel om de prestaties van maatschappijen waar mogelijk te verbeteren, vanuit een constructieve ingesteldheid. Openbaarheid van rapporten helpt omdat maatschappijen van elkaar kunnen leren. Op deze manier krijgen ook andere woonactoren en de bewoners(groepen) de gelegenheid om te zien wat er is vastgesteld en welke acties worden ondernomen. Visitaties zijn gericht op het zichtbaar maken en waar mogelijk helpen verbeteren van prestaties van SHM’s. Dat kan door positieve voorbeelden, goede manieren van werken, voor het voetlicht te brengen, maar ook door verbeterpunten te benoemen. Het is dus goed dat de resultaten openbaar worden gemaakt. Het is van belang dat de visitaties het positieve beklemtonen. Visitatie is immers geen toezicht. Zo kan het risico op misbruik worden beperkt.
  • Het agentschap Wonen-Vlaanderen maakt in opdracht van de minister van Wonen de rapporten openbaar, maar nooit zonder de formele reactie van de SHM (behalve indien de SHM nalaat om een reactie te schrijven) en de beslissing van de minister. Artikel 31 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen (verder “Erkenningenbesluit” genoemd) stelt dit expliciet. De data uit de Prestatiedatabank zijn dus niet openbaar. De beslissing van de minister gebeurt op basis van het visitatierapport en van de formele reactie van de SHM, indien beschikbaar. De SHM wordt ook aangemoedigd om een formele reactie op het visitatierapport te schrijven waarin zij ingaat op de bevindingen en aanbevelingen van de visitatiecommissie.
  • Ook in Nederland zijn visitatierapporten openbaar en te raadplegen via de website van de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland: www.visitaties.nl. Vaak publiceren woningcorporaties het rapport ook op hun eigen website en besteden ze aandacht aan de goede en minder elementen van hun beoordeling.

Hoe reageer ik op een definitief visitatierapport?

Met de oplevering van het definitieve visitatierapport kan men de indruk hebben dat het grote werk erop zit en dat de reactie niet zo belangrijk meer is. Niets is minder waar. De reactie is een belangrijk onderdeel van het visitatieproces. Het feit dat uw reactie integraal deel uitmaakt van het gepubliceerde visitatierapport illustreert dit. De reactie is ook van groot belang voor de beslissing van de minister n.a.v. de visitatie. Wees daarom zorgvuldig en bedachtzaam bij het formuleren van uw reactie op het visitatierapport.

Deze tekst is bedoeld als hulpmiddel voor de SHM bij het formuleren van een reactie op het definitief visitatierapport en wil op geen enkele manier afbreuk doen aan de autonomie van de maatschappij.

  • Uw reactie kan handelen over de ervaringen met de visitatie en of deze al dan niet een meerwaarde heeft voor de maatschappij. U kan eventueel suggesties formuleren ter verbetering van de methodiek van de visitaties evenals aanbevelingen voor het Vlaams woonbeleid. De maatschappij beslist volledig vrij welke onderwerpen ze wil behandelen in de reactie.
  • Reageer zeker op de inhoud van het rapport, meer in het bijzonder op de operationele doelstellingen waarvoor de visitatiecommissie uw prestaties als onvoldoende of voor verbetering vatbaar beoordeelt. Probeer voor ogen te houden dat de maatregelen die de SHM neemt of aankondigt te zullen nemen de minister en zij die het gepubliceerde rapport raadplegen, moeten overtuigen dat de SHM uiterlijk binnen 4 jaar minstens goede prestaties zal leveren voor alle operationele doelstellingen.
  • Vermijd dus een vage reactie in de zin van “De SHM zal de gepaste initiatieven nemen om de in het visitatierapport gesignaleerde verbeterpunten aan te pakken”. Probeer een perspectief op verbetering te bieden door bijvoorbeeld inzicht te verstrekken in het (al dan niet per doelstelling) gefaseerd stappenplan, plan van aanpak, verbetertraject, … met tijdsaanduidingen dat u zal volgen om tot betere prestaties te komen. Probeer daarin duidelijke en logische prioriteiten te leggen. En geef ook duidelijkheid over de manier waarop u de verbeteracties zal opvolgen.
  • Uw reactie hoeft niet lang te zijn, als ze maar duidelijk aangeeft hoe de maatschappij met de resultaten van de visitatie aan de slag wil. De lengte hangt af van het aantal te verbeteren operationele doelstellingen maar meestal kan dit op 2 à 4 bladzijden.
  • Structureer uw reactie zodanig, dat de lezer een duidelijk zicht krijgt op welke acties u wanneer zal ondernemen ter verbetering van de prestaties van welke operationele doelstelling.
  • Geef ook expliciet aan op welke manier u zal omgaan met de aanbevelingen die op het einde van het visitatierapport staan opgesomd. De meeste aanbevelingen hebben betrekking op operationele doelstellingen met een score voor verbetering vatbaar. U kan in dat geval uiteraard ook verwijzen naar acties die u elders in uw reactie hebt verwoord. Sommige aanbevelingen slaan ook op operationele doelstellingen die een goede of uitstekende score kregen. Alhoewel niet strikt noodzakelijk, is het toch goed om ook op deze aanbevelingen – zij het kort - te reageren.

 

Wat is het draaiboek prestatiebeoordeling?

  • Het draaiboek prestatiebeoordeling bevat een gedetailleerde beschrijving van de werkwijze die de visitatiecommissie zal volgen om de prestaties van de sociale huisvestingsmaatschappijen te beoordelen. Het draaiboek bevat ook de concrete vereisten die aan elke operationele doelstelling worden verbonden om de prestaties als (mintens) 'Goed" te kunnen beoordelen. Het draaiboek is dus voor SHM’s en belanghebbenden een onmisbaar instrument om zich goed op de visitatie voor te bereiden.
  • Artikel 27 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen (verder “Erkenningenbesluit” genoemd) bepaalt dat de visitatie door de visitatiecommissie verloopt op basis van richtlijnen in het draaiboek voor de prestatiebeoordeling. De minister stelt dit draaiboek vast. Het draaiboek en elke wijziging ervan wordt steeds voorafgaandelijk meegedeeld aan de Vlaamse regering. Voor de regelgeving waarop dit draaiboek werd gebaseerd, verwijzen we naar de artikelen 9 tot en met 34 van het Erkenningenbesluit. Het draaiboek prestatiebeoordeling vormt een bijlage bij het Ministerieel besluit van 5 mei 2017 houdende vaststelling van het draaiboek voor de prestatiebeoordeling van sociale huisvestingsmaatschappijen.
  • Ook de samenstelling van de Visitatieraad en elke visitatiecommissie, en de manier waarop haar onafhankelijkheid wordt gegarandeerd, komt aan bod in het draaiboek. Een groot onderdeel vormt de beschrijving van de indicatoren, waarvan de visitatiecommissie bij haar beoordeling gebruik zal maken. Dit zijn cijfergegevens die beschikbaar zijn voor alle SHM’s op basis van een zo uniform mogelijke registratie. De indicatoren laten toe de SHM in zekere mate te positioneren binnen de sector. Tijdens de visitatie worden de prestaties en de positie van de SHM besproken en wordt gezocht naar verklaringen voor deze positie.
  • Hier kan u het PDF icon Draaiboek Prestatiebeoordeling SHM's (vanaf 2017) downloaden.
Meer vragen